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物流管理效益以及改进策略
字号:T|T 2015年10月09日10:44     互联网

一、物流管理的主要流程

1.物资采购

(1)主要包含用户计划、计划审批、平库、采购等流程。

(2)采购流程分为框架协议采购、定点采购、零星采购等,通过招标、询价、竞争性谈判等方式,与供应商确定采购价格及其他相关事项。

(3)供需双方签订物资采购合同。

(4)执行采购结果,业务人员制作采购订单。

(5)根据实际到货情况验收入库,如不合格执行退货流程;形成库存,进入仓储管理环节。

2.仓储管理

主要包括库存物资保管、存货盘点、存货质量分析、安全管理等。

3.物资配送

主要包括客户自提、委托发货、供方发货、运输、装卸等。

二、物流成本效益分析

1.物流成本核算范围

为了充分发挥规模采购与供应优势,公司实行了专业化物资管理模式,由物资供应管理部门专门负责物资采购、存储、发送等业务,充分履行“兵马未动,粮草先行的”的后勤保障职责,同时通过规范化的运作,为生产项目大幅度降低了物流管理成本。

2.物流管理的成本控制环节

(1)物资采购环节。围绕公司各探区建立靠前物资供应责任中心,分别负责本探区的物资采购与供应工作。同时由物资供应总部负责制度制定、流程监督、与公司沟通协调,从而实行中心与分中心双层管理、总分结合的方式,便于物资跨区域调配,以及公司统定物资的总体价格谈判,更有利于灵活、快捷的服务和高效、低成本运作。第一,建立框架协议下的战略合作供应商,充分发挥规模采购优势。由于物资供需双方相互了解,对最低交易价格易于达成,对公司来讲有相对满意的价格下降空间。同时谈判后签订框架采购协议,即约定单价而采购数量不定,协议一年内有效。协议约定当市场价格变动超过10%时,双方再对既定价格进行谈判。充分发掘源头供应商,减少商业流通中间环节,从而大幅降低了采购成本,并确保了价格的稳定性。同时,战略供应商可确保产品质量,在规定时间内送达,有效避免了物资到货不及时给生产项目带来的滞工成本。第二,采购价格谈判过程,力争将相关运费、装卸费用、保险费用等均考虑在采购价格中,避免物资到货后的附加采购成本发生。同时在合同签订中发挥规模采购方的主动权,将物资质量、遗失、毁损、到货不及时等风险界定清晰,最大限度规避风险损失。第三,充分利用税收政策,降低物资采购成本。集中由物资供应部门采购物资,规范供应商入网条件,要求对方必须为一般纳税人,且能够提供17%的增值税专用发票用以抵扣增值税进项税,为公司大大降低采购成本。另外,充分利用进口免税政策、对国外项目供应物资及时获得出口退税资金,积极沟通获得国家进口贴息。同时,国税总局与财政部联合下发了关于油气企业自用成品油消费税先征后返相关政策,集中采购确保最大限度使用内部油气资源,以获取消费税返还资金,仅此一项可将汽油、柴油采购价格降低15%左右。规模采购获得的税收抵、返、退、免资金节约额约占物资采购总成本的25%以上。第四,充分利用ERP数据库,便于实时采购价格对比。每月由专人利用数据库信息,对新采购物资价格与系统历史数据对比,价格差异超过一定幅度的,逐项追溯,查找原因,必要时重新招标谈判确定最终价格。

同时,利用历史价格采购数量和单价数据作为基数,便于后续物资价格的确定,并可获取一定比例的折扣优惠,不断降低物资采购成本。第五,发挥规模采购优势,大幅降低资金占用费用。公司常年以来建立了良好的信誉,因此物资采购资金基本采用先货后款的方式支付,为公司资金运营效率的提升提供了保障。对于油料等生产急需物资,供应商往往要求预付资金,货款到位后才可供油。由于建立了多年的合作关系,同时尽最大限度使用中石油内部加油站供应,目前95%左右的成品油采购均通过集体公司关联交易封闭结算方式支付,不需要公司垫付预付款,从而大大降低了资金占用成本。

(2)物资仓储环节。第一,重视库房硬件建设,确保仓储物资安全。通过统一标准,对可能对库存物资造成毁损的库房状况进行维护。第二,建立统一、规范的库存保管制度,强化保管员存货盘点工作,有效避免库存物资遗失、被盗、毁损带来的损失。第三,充分利用物资管理信息系统,专人负责数据分析,实时关注各项物资的存有量。对生产队伍提交的物资需求计划,进行评审、平库,确保库里没有存量后方予以采购,从而避免了重复采购状况,有效降低了存货成本,大幅度降低了资金占用。第四,对长期合作供应商,针对部分生产常用并急需续物资,如被覆线等,与供应商签订代储代销协议。即物资由供应商代为存储,项目领用后再定期与供应商结算,这样既避免了缺货风险,提高了物资调配效率,又大大降低了资金占用、降低了库存成本,在项目运作中发挥了重要作用。

(3)物资调拨环节。第一,物资调拨是将物资从仓储库房送达一线生产项目的过程。由材料车定期批量运送物资到生产队伍,确保物资及时到位。第二,生产项目车辆自行带料,进一步降低运输成本。第三,采购合同签订时,部分物资价格含运送到项目一线的运输费、装卸费,从而减少了二次配送费用。第四,不同探区之间物资需求计划,先在全公司物资数据库中进行平库,如其他探区有库存且适用,则通过邮递、车辆运输等方式进行移库,避免了重复采购现象,也进一步盘活了库存资产,避免了呆滞物资的形成。

3.物流管理中的风险防范

物流管理各环节充分考虑存在风险,并通过各种手段将风险损失有效规避或转移。

(1)民爆物品和油品等危险运输品由专业的、有危险品运输资质的运输公司派出车辆,必要时保安公司派出保安押运人员护送运输,从而规避安全风险。

(2)在签订采购谈判和合同中,充分考虑可能存在的风险。在相关合同条款中约定责任的划分,相关条款包括:质量保证条款,履约保证金,货物遗失责任,到货滞后补偿等条款,均描述清楚,从法律角度避免责任不清产生的经济纠纷。

三、利用现代化财务管理手段改进物流管理,提升管理效益

在传统的物流管理模式下,物资管理效益不能充分体现,不同程度存在存货动态管理不足,信息系统未完全开发并应用,库存管理数字化水平有待提高等问题,物流成本相对较高。存货管理是物流全流程中非常重要的内容,存货管理水平的高低直接影响着企业的生产经营能否顺利进行,并最终影响企业的收益、风险等状况。因此存货管理不仅是生产中同时是财务管理中一项重要内容。通过现代化的财务管理手段,数字化的物流管理工具,以及科学化的物流管理理论,可进一步提升存货管理水平和管理效益。

1.存货管理的目标

存货管理的目标,就是要尽力在各种存货成本与存货效益之间做出权衡,在充分发挥存货功能的基础上,降低存货成本,实现两者的最佳结合。

2.存货管理需改进的问题

(1)尚未实现全成本核算。仓存货成本是因一段时间内储存或持有商品而导致的,与所有的平均库存量大致呈正比。从财务管理的角度看,存货的持有成本应包含存货的取得成本、储存成本、缺货成本等。在实际物流管理中,未将储存成本考虑全面,同时对于缺货成本无法直观反映。

(2)存货动态管理有待进一步加强。存货资产的质量和流动性是现代化物流管理的重要标志。如果存货流动性差,存货长期积压形成无动态,如超过存货保质期、技术淘汰、市场价格持续下跌等因素,还会造成存货跌价损失。目前通过下达无动态控制指标、人工监控存货状态、采购前先平库等方式,对存货的流动性和存货质量管理起到了很大作用,有效抑制了新的物资沉淀形成。同时通过跨探区物资移库的方式,逐步盘活部分可用积压存货,降低了资金占用。

(3)实际管理模式中,业务部门的存货管理与财务部门的核算存在一定脱节的现象,库存模块的数据财务部门不能及时取得,缺少查询权限,无法直观的做到信息交互和共享。

3.存货管理改进方式

(1)充分利用财务管理手段,进一步加大物资模块与财务模块的联系,做出更有效的分析决策。单纯的物资管理应与财务管理相结合,将现代化的财务管理手段充分应用于存货管理,力争做到全成本核算,评估最佳存货储量,避免存货存量不足造成的缺货成本和存量过多导致的无动态物资沉淀。从财务管理角度看,存货成本=存货取得成本+储存成本+缺货成本,其中取得成本=订货成本+购置成本。缺货成本指由于存货供应中断而造成的损失。如因缺货需要紧急采购代用材料以解决材料中断之急,那么缺货成本表现为紧急额外购货成本。其中订货成本与订货批次正相关,储存成本与订货批量正相关。而缺货成本与物资存量呈现反向相关。只有取得成本、储存成本、缺货成本合计最低时,才是最佳存货管理状态,即需要确定最优经济订货批量。对于偶尔用到的物资不需做过多物资储备,需求单位与供应单位做好沟通,提前提交计划确保物资及时到货。对常耗物资需重点进行经济订货批量分析。物资缺货成本可以宽泛的理解为项目因物资不到位引发的误工成本。采购成本除直接材料、运输成本外,还应考虑组织人员、提前准备、招标文件编写、合同文本签订等工作及为此付出的时间成本因素。储存成本除保管过程发生的相关费用外,还应充分考虑物资储备过多造成的存货积压、毁损成本。只有将以上各项成本考虑充分后,结合项目施工要求进行分析,才能够做出更加充分、准确的采购规模和储备计划。因此,建立在理论模型基础上,根据公式计算出的经济批量分析无法实现且不具有可行性。最优订货批量的确定除运用财务管理计算公式外,更需要依托业务人员的经验、历史数据的参考。我们能够借鉴的是管理理念,是基于成本最低化原则而引发的库存管理模式的思考。

(2)进一步加大ERP信息系统物资模块的开发利用,借力实现实时分析与监控。目前,在物资管理中,人为操作、检查、监控的力度大于系统自动化数据查询功能的应用。业务人员在采购计划批复前,需先在系统里逐项进行平库,确认无动态库存里无相同可用物资后才允许进行采购。人为手工操作较为繁琐,且易产生遗漏,物资动态管理的效率有待提升。另外,采购价格的变动往往在业务完成后,由专人进行历史数据比对,监控关口滞后。因此,应采取措施予以改进。第一,充分利用ERP信息系统,开发程序实现系统自动化控制,在制定采购计划时,对于库存中有的物资以及流动性差的物资分别弹出提示或警告窗口,待核实确认后再进行下一步操作,从而简化了平库流程,并可作到实时物资存量监控,有效提高物资管理效率。第二,系统应设置统一编码物资,当采购价格变动异常或涨降幅超过一定比例时,系统自动预警,以便于业务人员及时查找原因并发现存在问题。为降低物资采购成本起到主动管理作用。第三,进一步完善物资动态管理报表,将库存物资分为储存期3个月以内、3-6个月、6个月-1年、1年以上等几个区间,对保存期限超过3个月的物资进行重点监控。特别是将监控重点落在保管期超过10个月的物资,而非落在已长期滞留的物资。因为如不及时关注,此部分即将转化为一年以上无动态,影响存货资产使用效率。同时,对于保存期长的逐项分析,报表中要直观体现业务经办人员姓名、物资保存状态等,以便于责任追究和整改落实。第四,数字化库房的建设,条形码技术的应用,为进一步优化库存规模和质量,提升物资管理效率起到关键作用,企业信息化发展必然为提高管理效益起到重要作用。

四、结语

物流管理专业化发展可充分发挥规模运作的优势,在各个环节为公司降低物流成本、提升服务质量和效率,达到降本增效的目标。同时,向现代化物流管理模式迈进的过程中,公司还有很长的路要走。因此应不断思考管理运行模式,加大信息化建设步伐,同时将现代化管理理念应用于企业管理中,以促进公司科学、健康、高效发展。

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